O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para algumas empresas, está sendo uma pedra no sapato. Uma pesquisa realizada recentemente pela Everis (consultoria de negócios e tecnologia da informação), com 88 das 500 maiores companhias do Brasil, mostrou que somente metade das organizações entrevistadas finalizou a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); 11% inseriram o SPED fiscal; e apenas 10% introduziram o SPED contábil. É um resultado preocupante e que exigirá um movimento rápido das empresas pendentes para se adequar às novas regras impostas no âmbito tributário.
Composto por três pilares - NF-e, SPED contábil e fiscal -, este sistema foi criado pelo governo com o objetivo de informatizar e interligar a arrecadação de tributos nas três esferas públicas - federal, estadual e municipal - e de identificar e evitar ilícitos tributários dentro do sistema empresarial. O programa terá efeito de desburocratização muito grande.
Até setembro deste ano, as empresas contribuintes de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) serão obrigadas a ter o SPED fiscal. Além disso, as companhias que, em 2008, estavam no regime de tributação pelo lucro real e, em 2009, em acompanhamento econômico-tributário diferenciado, a entrega da ECD (Escrituração Contábil Digital) do ano passado deverá ser realizada até o dia 30 de junho próximo.
Para se ter uma idéia do tamanho do problema, aproximadamente 31 mil empresas deverão entregar a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Porém, pouquíssimas - que são as maiores companhias do País - já se adequaram às novas regras. E quem irá socorrê-las quase no final do segundo tempo para solucionar a questão?
Empresas de outsourcing de BPO estão auxiliando organizações na implantação de projetos voltados para o SPED desde o momento em que se criou o sistema. Mas ainda muitas companhias não compreenderam a importância, muito menos a complexidade destes processos. Em primeiro lugar, não basta colocar um software no computador - prática que, muitas vezes, não leva em consideração as redes tecnológicas existentes nas empresas e sua capilaridade. O SPED envolve muito mais do que a simples introdução de uma solução. O importante do sistema são as informações que serão transmitidas e que deverão ser checadas para verificar se não há nenhum tipo de falha contábil e/ou fiscal antes de serem encaminhadas pela organização.
Para atender as necessidades exigidas e conseguir transmitir o arquivo para a Receita, a empresa necessita adequar a contabilidade e as informações tributárias, além de solicitar ao fornecedor do Sistema de Gestão Empresarial (ERP, na sigla em inglês) - o processo de informação que integra os dados e processos de uma organização em um único sistema - uma solução para geração do arquivo. Há casos em que serão necessárias alterações na metodologia da operação, pois deve-se ficar atento às informações exigidas pelos layouts disponibilizados pela Receita e seu modo de apresentação. O ERP precisa estar preparado para atender às atuais demandas e outras que virão no futuro relacionadas ao SPED.
Da Secretaria da Receita do Ministério da Fazenda, passando pelas administrações tributárias dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, até os órgãos e as entidades de administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização das empresas, como o Banco Central (BC), Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e Conselho Federal de Contabilidade (CFC), entre outros, todos terão acesso aos dados disponibilizados pelas organizações. Aquelas que não entregarem até a data-limite o arquivo digital serão penalizadas. Portanto, não há mais tempo para discussões. É preciso entrar na questão no seu âmbito prático. Trata-se de uma mudança importante dentre todas as transformações que a área contábil e fiscal está passando nos últimos anos no País. A propósito, 2009 tem sido decisivo nesse sentido.