A entrada em vigor da versão 2.0 da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), além de cumprir com o seu objetivo maior de evitar fraudes e sonegação, obriga as empresas a dispensar atenção redobrada às suas ferramentas de gestão fiscal e tributária.
Nestes novos tempos, erros de preenchimento e irregularidades com CNPJ ou Inscrição Estadual do emitente podem levar a emissão a ser rejeitada ou denegada pela autoridade tributária, causando problemas maiores ainda para o destinatário que aceite um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) com tal origem.
Uma situação, por incrível que pareça, ainda frequente, pois valendo-se de uma liberalidade da lei que permite emitir o DANFE antes que a nota em si esteja autorizada pela Secretaria da Fazenda correspondente, ainda há quem o gere de forma aparentemente correta, porém sem qualquer validade.
O que fazer, então, ao descobrir ter colocado dentro de casa uma mercadoria nessa circunstância? Fruto de cancelamento, ou decorrente de uma tentativa frustrada de emissão que tenha sido rejeitada ou denegada pelo Fisco? Esta situação é muito mais frequente do que se possa imaginar nos dias de hoje, em função de práticas ilícitas intencionais ou então da simples negligência. Estas empresas, no fundo, nāo compreenderam o novo paradigma da Sociedade Digital.
A recomendação recorrente do Fisco, ao se constatar esses casos, tem sido a denúncia espontânea, até mesmo para descaracterizar conivência. Mas compete a quem realmente pretenda evitar problemas nessa área estar atento a alguns aspectos básicos. Deve saber, por exemplo, que o emitente sempre é obrigado a encaminhar ou colocar à disposição do seu cliente o arquivo XML da NF-e, fazendo o mesmo com relação ao transportador.
Ambos, por sua vez, podem usar as várias opções de sistemas já existentes no mercado, ou então o aplicativo ‘Visualizador’, da própria Receita Federal, para verificar a validade da assinatura e dos dados digitais contidos no documento. Só mesmo com ferramentas desse tipo é possível checar rapidamente informações que, ao ser processadas manualmente, teriam apuração demorada e, ainda por cima, flagrantemente vulnerável, sobretudo para quem recebe muitas entregas. A adoção de procedimentos novos, baseados em tecnologia digital, reduz riscos e custos administrativos.
A guarda dos documentos eletrônicos pelo prazo legal previsto é igualmente fundamental em todo esse processo, colocando novamente em evidência a necessidade de uma estrutura de TI, seja interna ou terceirizada, capaz de suportar a contento essa e as muitas outras exigências atuais do Fisco.
As consequências para quem menospreze tais regras em suas vendas incluem pesadas multas sobre o valor da mercadoria comercializada, conforme a legislação de cada Estado. Os varejistas e demais clientes que adquiram produtos dessa forma ficam também alijados dos créditos tributários a que normalmente teriam direito numa transação legítima, além de estarem sujeitos a autuações, é claro.
A quem ainda não entendeu a fundo o alcance e a seriedade de todas essas mudanças, tampouco investiu de forma acertada em sistemas de auditoria, conferência e armazenamento da NF-e, só cabe a esta altura buscar a ajuda profissional de consultorias com essa expertise e que lhes ajudem, o mais rápido possível, a entrar de fato na fase 2.0 da gestão de um negócio, independentemente do seu porte, perfil ou natureza.