Estabelecido em 2007, o projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), tem seu foco na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. A legislação, os processos e novos métodos do projeto SPED, trouxeram às empresas e ao Fisco, um grau elevado de modernização, colocando o Brasil na vanguarda mundial em tecnologia aplicada a obrigações fiscais e processos empresariais de "report" contábil e fiscal a âmbitos governamentais.
Em outras palavras, projeto SPED encurtou o tempo gasto com validações fiscais, escrituração e conferência de documentos, garantindo processos empresariais em tempo real, transparentes e com alto grau de acerto. Desta forma, as empresas já faturam mais rápido, com mais controle gerencial e menos complicação burocrática. As apurações dos resultados financeiros, fiscais e contábeis se tornaram eficientes, reduzindo riscos de fraudes e sonegação.
Embora ainda haja dúvidas sobre as mudanças, os benefícios compensam. Por esta razão, as empresas devem se preparar para esta tendência. Hoje, a principal questão é: por onde começar? A pergunta parece difícil, mas não é.
Primeiramente, é necessário saber que o SPED é um conjunto de leis, programas e procedimentos que mudaram a forma como o Brasil Empresarial trabalhava, forçando investimentos em capacitação e tecnologia aplicada a empresas e pessoal, o que aumentou a transparência fiscal das empresas. O segundo passo é entender quais são os tipos de SPED e em qual obrigatoriedade sua empresa se encaixa. Veja:
O projeto SPED consiste em dois formatos de informações a serem entregues ao Fisco, como os Arquivos Digitais Periódicos em formato texto (. TXT) e os Arquivos Digitais Trafegados como Mensageira (. XML), tendo três grandes pilares nos dados: Contábeis, Fiscais e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Estes fundamentos se dividiram nos formatos a serem entregues ao fisco:
Nota Fiscal Eletrônica Nacional – Substituiu a Nota Fiscal em papel. Entregue no formato de Mensageira (. XML) à Receita Federal ou à SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do estado onde é emitida. É enviada ao fisco e validada.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços – Os serviços são sempre tributados no âmbito municipal, assim, cada município adotou um padrão diferente. O que existe como padrão é que a NF-e de Serviços é sempre um documento digital com validade legal e que elimina qualquer tipo de documento físico.
SPED Contábil – Entrou em vigor no ano de 2008 e foi entregue pela primeira vez em 2009, substituindo os Livros Contábeis em papel, como o Diário e Razão Analítico. Hoje, todas as empresas brasileiras optantes pelo regime de Lucro Real estão obrigadas ou podem aderir voluntariamente ao SPED Contábil em substituição aos Livros Contábeis em papel.
O arquivo digital do SPED Contábil deve ser gerado em formato texto (. TXT), de acordo com padrões da Receita Federal e entregue todo ultimo dia útil do mês de junho de cada ano, sendo assinado digitalmente por um contador e pelo representante legal da empresa, depois registrado eletronicamente pela Junta Comercial de cada estado.
SPED Fiscal – Substitui os Livros Fiscais de entrada, saída e inventário. A partir de janeiro de 2011 substituirá também o Controle do CIAP, sendo entregue mensalmente em conjunto. O SPED Fiscal tem sido um dos maiores desafios para a gestão fiscal das empresas, pois envolve pessoas, sistemas e processos.
SPED Pis-Cofins – Esse novo formato passará a ser entregue em 2011 com base mensal e envolve dados e notas fiscais em que incidiram os tributos federais PIS e Cofins.
SPED FCont – Foi obrigatório nos anos de 2008 e 2009, apontando dados referentes a dedução de impostos federais. Foi revogado pelo e-LALUR.
SPED e-LALUR – Antigo Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR). Em seu novo formato eletrônico já é obrigatório a partir de 2010, com entrega em junho de 2011 para empresas no regime tributário do Lucro Real.
SPED eFOPAG – Está previsto para 2012 e será a Folha de Pagamentos Eletrônica.
Além destes exemplos de formatos de SPED, novos modelos e variações irão surgir. Por isso, as empresas brasileiras e principalmente as de grande porte terão de estar preparadas para atender as atuais e a novas demandas do SPED. As empresas são obrigadas a aderirem ao programa SPED seguindo um ou mais critérios. Conheça-os:
Código CNAE: Toda empresa é registrada junto a Receita Federal com um tipo de atividade. Este ramo é referenciado pelo Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE). A Receita Federal tem elegido de forma faseada cada código de atividade, seguindo critérios de representatividade econômica ou segmento de mercado.
Inscrição Estadual e CNPJ – Por se tratar de uma obrigação federal, mas com cunho estadual, a Receita Federal e a SEFAZ de cada estado tem selecionado empresas por numero de IE ou CNPJ, de acordo com o faturamento, benefícios fiscais adquiridos ou concedidos e até pelo montante de impostos devidos ou parcelados junto aos estados e governo federal.
Segmento de Mercado – Várias empresas já foram selecionadas pelo segmento de mercado, como Produtores de Bebida, Fumo e Atacadistas de Autopeças, por exemplo.
Regime de Acompanhamento Diferenciado – A Receita Federal obrigou em 2008 as empresas nesse regime a entregarem o SPED Contábil. Depois em 2009, todas as empresas de Lucro Real. Agora, é a vez de empresas do Lucro Presumido no Acompanhamento Diferenciado Especial.
Perfil Operacional e Tributário – A Receita Federal e a SEFAZ de cada estado estão livres para enquadrar empresas que tenham certos tipos de Operação Fiscal ou Contribuintes a entregar o SPED, como no caso do SPED Fiscal, e-CIAP e FCont.
Para evitar erros e compreender as características do SPED, é importante ter um bom contador. Só com respaldo de um profissional do ramo as empresa terão como avaliar as questões do SPED, a fim de saber em qual tipo, quando foi ou será incluída.
As empresas precisam de processos aderentes ao SPED, pessoas com conhecimento funcional e técnico do que está envolvido no SPED e em seus vários conteúdos, além de software adaptado a legislação do SPED, com capacidade de validar o conteúdo, garantindo que a empresa irá entregar informações consistentes. O fato é um só: Todas as empresas serão abrangidas pelo SPED.
E se a empresa não entregar o SPED?
As empresas correm o risco de serem multadas em valores que vão de R$ 5 mil pela não entrega no prazo, até a percentuais elevados do faturamento bruto. Podem ter seus sócios e representantes legais acusados de crimes de sonegação com penas de prisão e bloqueio de bens.
Não entregar o SPED ou NF-e é prejuízo. Porém, deve-se atentar a entrega incompleta, com dados faltantes e inconsistentes. Muitas empresas têm entregado arquivos vazios e em branco, o que acarretará em multas pesadas e até no bloqueio de inscrições estaduais, resultando no fechamento de empresas em futuras fiscalizações federais, estaduais e municipais. Portanto, atenção as informações e aos prazos.
Preparar e colocar uma empresa na SPED é trabalhar no século XXI, é ampliar os horizontes tecnológicos, quebrando paradigmas administrativos, abrindo a mente para um universo de informação e conhecimento.